|
Pierwsze uruchomienie programu na czystej bazie danych jest bardzo ważne, gdyż są takie ustawienia, które można skonfigurować tylko przy pierwszym uruchomieniu.
Program uruchamiamy dwukrotnie klikając ODL Środki Trwałe.exe, znajdujący się w folderze wskazanym podczas instalacji. Na stacji roboczej robimy skrót do tego pliku na serwerze.
Po uruchomieniu programu na ekranie wyświetla się okno logowania.
W polach Serwer i Baza program podpowiada dane z konfiguracji wpisane w pierwszych liniach. Wybieramy właściwe dane. W polu Użytkownik wpisujemy Admin i podajemy hasło admin. W każdej nowej bazie danych wprowadzony jest taki użytkownik. Posiada on wszystkie uprawnienia.
Uwaga: Ze względu na ogólny dostęp do informacji o haśle użytkownika Admin wskazane jest, aby właściwy pracownik, po wejściu do programu i wprowadzeniu danych, które wprowadza się tylko przy pierwszym uruchomieniu programu, zmienił hasło użytkownikowi Admin.
Gdy użytkownik poda nazwę i hasło przy pierwszym uruchomieniu programu, program wyświetli okno „Opcje”.
Uwaga!! Niektóre ustawienia programu można wprowadzić tylko i wyłącznie przy pierwszym uruchomieniu programu. Są to: Początek roku księgowego oraz Maski składników, czyli wzorce numerów inwentarzowych środków trwałych wartości niematerialnych i prawnych oraz niskocennych składników majątku.
W oknie „Opcje”, w zakładce Ogólne przede wszystkim wybieramy miesiąc będący początkiem roku księgowego, a w zakładce Maski składników określamy wzorzec numerów inwentarzowych. Numery mają zaznaczony domyślny wzorzec. Jeśli jednak użytkownik chce go zmienić, to powinien odhaczyć pole Domyślna maska. Wówczas uaktywnią się pola wyboru wzorca numeracji. Możemy wybrać prefiks dla środków trwałych st lub ST, dla wartości niematerialnych i prawnych WNiP – wnip lub WNIP oraz dla niskocennych składników majątku – nsm lub NSM. Dalej za prefiksem możemy umieścić dalsze informacje, np. numer KŚT lub grupa/rok – itd. Dopiero za tymi znakami znajdzie się kolejny numer nadany przy wprowadzaniu środka trwałego do bazy danych. Możemy podać liczbę znaków numeru. Liczba ta musi zawierać się w przedziale od 3 do 6. Po wybraniu przycisku Pokaż, program wyświetli przykładowe numery zgodne z naszymi ustawieniami. Przez zaznaczenie pola Domyślna maska można powrócić do ustawień domyślnych.
Uwaga: Jeśli numer inwentarzowy ma zawierać numer lub grupę KŚT, to program będzie wymuszał wprowadzanie numeru KŚT podczas wprowadzania nowego składnika majątku, niezależnie od ustawień w polu Wymuszaj przypisanie numeru KŚT do składnika.
Gdy jesteśmy zadowoleni z ustawień numerów inwentarzowych, możemy przejść do wprowadzania danych w innych zakładkach albo też zaakceptować pierwsze ustawienia przyciskiem Zapisz. Po zapisaniu ustawień, wyświetla się główne okno programu.
Okno Opcji można wywołać z głównego okna programu wybierając z menu polecenie Opcje.
Zakładka Ogólne
Wpisujemy tu dane naszej firmy. Dane te będą się drukowały w nagłówkach dokumentów generowanych z systemu.
Możemy też tu zdecydować, czy wymuszać przypisanie numeru KŚT przy wprowadzaniu składników majątku do bazy danych. Jeśli zdecydujemy się wymuszać, to program nie pozwoli wprowadzić składnika majątku bez podania numeru klasyfikacji.
Uwaga: Jeśli w masce składników wybraliśmy numerację zawierającą numer lub grupę KŚT, to program zawsze wymusza wprowadzenie numeru KŚT.
Możemy tu również określić składnię dla wyszukiwania składników majątku na liście. Gdy pole Domyślnie gwiazdki jest zaznaczone, to w polu Nazwa w filtrze w głównym oknie programu, wystarczy wpisać początek nazwy szukanego środka trwałego, bez konieczności zastępowania dalszego ciągu znaków symbolem *. Jeśli jednak chcemy wyszukać te środki trwałe, które w nazwie zawierają dany tekst gdzieś w środku nazwy, to na początku podawanego ciągu znaków i tak trzeba wpisać *. Gdy pole Domyślnie gwiazdki nie jest zaznaczone, to w polu Nazwa w filtrze w głównym oknie programu wpisujemy fragment, jaki ma zawierać nazwa szukanego środka trwałego, a dowolny ciąg znaków zastępujemy gwiazdką.
Zakładka Dekrety
Zawiera domyślną ścieżkę eksportu dekretów księgowych. Ścieżkę tę można zmienić. Możemy tu również określić w jakim formacie dekrety mają zostać zapisane. Do wyboru jest plik arkusza kalkulacyjnego *.xls oraz plik tekstowy – format dla programu EwkaSQL.
W zakładce tej określamy również konta dodatkowe: Rozliczenie kosztów i Kapitał rezerwowy z przeszacowania majątku. Program podpowiada domyślne.
Program daje możliwość importu kont z systemu EwkaSQL. Funkcjonalność ta opisana jest w rozdziale „Współpraca z EwkaSQL” w podrozdziale „Import kont OT, umorzeń, amortyzacji oraz pozostałych”.
Zakładka Dokumenty
W tej zakładce możemy wprowadzić podpisy osób i komórek organizacyjnych odpowiedzialnych za czynności związane ze środkami trwałymi. Podpisy tych osób będą drukowane na dokumentach OT, MT, LT. Podpisy na dokumentach możemy nanieść na dokument już po wystawieniu dokumentu w opcji Dokumenty w oknie wybranego środka trwałego.
Zakładka Konta OT
Tu wprowadzamy numery kont księgowych zgodne z tymi z programu księgowego. Program stworzy na ich podstawie właściwe dekrety, które będzie można wczytać w programie księgowym. Aktualnie wykorzystywany jest tylko numer 010 – Środki trwałe przy przeszacowaniach.
Program daje możliwość importu kont z systemu EwkaSQL. Funkcjonalność ta opisana jest w rozdziale „Współpraca z EwkaSQL” w podrozdziale „Import kont OT, umorzeń, amortyzacji oraz pozostałych”
Zakładka Konta umorzenia
Tu wprowadzamy numery kont księgowych umorzeń wartości środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz niskocennych składników majątku zgodne z tymi z programu księgowego.
Program daje możliwość importu kont z systemu EwkaSQL. Funkcjonalność ta opisana jest w rozdziale „Współpraca z EwkaSQL” w podrozdziale „Import kont OT, umorzeń, amortyzacji oraz pozostałych”.
Zakładka Konta amortyzacji
Tu wprowadzamy numery kont księgowych amortyzacji środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz jednorazowej amortyzacji niskocennych składników majątku zgodne z tymi z programu księgowego. Konta podzielone są na te dotyczące części będącej KUP i niebędącej KUP.
Program daje możliwość importu kont z systemu EwkaSQL. Funkcjonalność ta opisana jest w rozdziale „Współpraca z EwkaSQL” w podrozdziale „Import kont OT, umorzeń, amortyzacji oraz pozostałych”.
Zakładka Kody kreskowe
W zakładce tej określamy format drukowania etykiet dla środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz niskocennych składników majątku. Ustawiamy tu liczbę etykiet na stronie i ich rozkład, marginesy wydruku oraz rozmiar papieru. Zaznaczamy, które dane mają być drukowane na etykiecie pod kodem kreskowym. Mogą to być: nazwa składnika, data przyjęcia oraz lokalizacja.
Możemy sobie zażyczyć aby na wydruku arkusza z etykietami wydrukowane były również linie oddzielające poszczególne etykiety. W tym celu w ramce Linie siatki zaznaczamy linie, które mają być widoczne.
Ważną rzeczą jest ustawienie rozmiaru czcionki. Zmiana rozmiaru czcionki zwiększa lub zmniejsza rozmiar kodu kreskowego. Odpowiednio dopasowana czcionka i rozmiar etykietek pozwolą na ekonomiczne wykorzystanie papieru.
Wybranie przycisku Podgląd pozwoli zobaczyć arkusz etykiet przed właściwym wydrukiem. Jeśli coś się nie mieści, to po prostu zmieniamy ustawienia dopóki wydruk nie będzie prawidłowy.
Przycisk Zapisz dotyczy ustawień we wszystkich zakładkach okna Opcje.
Słowniki
Kolejną czynnością po uruchomieniu programu powinno być zdefiniowanie słowników, czyli wprowadzenie danych, które później będą podpowiadane w listach rozwijalnych podczas pracy z programem. Większość słowników można uzupełniać podczas wprowadzania składników majątku. Pierwsze dwa jednak możemy wprowadzić tylko używając polecenia Słowniki. Są to:
Stanowiska kosztów - pozwala wprowadzić listę wszystkich miejsc powstawania kosztów. Zasada tworzenia listy jest taka sama jak w przypadku lokalizacji i osób odpowiedzialnych. Dane, jakie tu musimy wprowadzić, to syntetyka i analityka konta miejsca powstawania kosztu, opis i lokalizacja. Zamiast ręcznie wprowadzać numery kont, możemy zaimportować je z systemu EwkaSQL. Opis importu miejsc powstawania kosztów jest w rozdziale „Współpraca z EwkaSQL” w podrozdziale „Import Miejsc Powstawania Kosztów”.
Uwaga: Przed przystąpieniem do wprowadzania stanowisk kosztów, należy wprowadzić do bazy danych Lokalizacje.
Klasyfikacja Środków Trwałych – Program ma wczytaną tabelę klasyfikacji środków trwałych ze stawkami amortyzacyjnymi. Tu, w razie potrzeby, możemy dodawać własne pozycje tabeli. Zasada tworzenia listy jest taka sama jak w przypadku lokalizacji i osób odpowiedzialnych. Dane, jakie musimy wypełnić to Numer, Nazwa i Stawka amortyzacyjna.
Pozostałe słowniki, możliwe do uzupełnienia podczas wprowadzania środka trwałego do bazy danych to:
Lokalizacja – pozwala wprowadzić listę miejsc, w których mogą znajdować się składniki majątku. Kolejną lokalizację wprowadzamy wpisując jej nazwę w pole Nazwa lokalizacji i wybierając przycisk Dodaj. Listę akceptujemy przyciskiem OK. Lokalizacje można wprowadzać również podczas pracy z programem wybierając zieloną ikonkę znajdującą się po prawej stronie rozwijalnej listy.
Osoby odpowiedzialne - pozwala wprowadzić listę osób, które w firmie są odpowiedzialne za składniki majątku. Kolejną osobę odpowiedzialną wprowadzamy wpisując jej dane w polu Nazwisko i imię i wybierając przycisk Dodaj. Listę akceptujemy przyciskiem OK. Osoby odpowiedzialne można wprowadzać również podczas pracy z programem wybierając zieloną ikonkę znajdującą się po prawej stronie rozwijalnej listy.
Dodatkowe oznaczenie – pozwala wprowadzić listę dodatkowych oznaczeń dowolnie definiowanych przez użytkownika, które mogą być wykorzystywane przy filtrowaniu i raportowaniu środków trwałych. Zasada tworzenia listy jest taka sama jak w przypadku lokalizacji i osób odpowiedzialnych. Podobnie listę tę można rozszerzać w trakcie pracy z programem.
Dostawcy - pozwala wprowadzić listę dostawców środków trwałych. Zasada tworzenia listy jest taka sama jak w przypadku lokalizacji i osób odpowiedzialnych. Podobnie listę tę można rozszerzać w trakcie pracy z programem.
Producenci - pozwala wprowadzić listę producentów środków trwałych. Zasada tworzenia listy jest taka sama jak w przypadku lokalizacji i osób odpowiedzialnych. Podobnie listę tę można rozszerzać w trakcie pracy z programem.
Serwis - pozwala wprowadzić listę miejsc serwisowania środków trwałych. Zasada tworzenia listy jest taka sama jak w przypadku lokalizacji i osób odpowiedzialnych. Podobnie listę tę można rozszerzać w trakcie pracy z programem.
|
