Jak przemieszczają się rozliczenia w połączonych modułach PolkaSQL-EwkaSQL.
Połączone bazy Polka i Ewka, dla celów wspólnych rozliczeń rozrachunków, wzajemnie przekazują sobie informację o rozliczeniach faktur sprzedaży i zakupów.
Przyjmujemy, że źródłem rozliczeń gotówkowych jest Polka – jako miejsce wystawiania kwitów kasowych i ich rozliczania. Natomiast źródłem rozliczeń przelewów jest Ewka. Z ewidencji księgowej mogą też być przekazywane do Polki inne rozliczenia związane z zapisami księgowymi, niezwiązanymi z obrotem pieniądza, np.: kompensaty księgowe. Dlatego w naszym przykładzie kierunek przekazywania danych między modułami jest następujący:
Kwity kasowe – Polka ŕ Ewka
Rozliczenia kasowe – Polka ŕ Ewka
Faktury sprzedaży i zakupu związane z obrotem magazynowym – Polka ŕ Ewka
Przelewy bankowe rozliczane z dokumentami z PolkaSQL – Ewka ŕ Polka
Rozliczenia bankowe związane z dokumentami z PolkaSQL – Ewka ŕ Polka
Rozliczenia kompensacyjne związane z dokumentami z PolkaSQL– Ewka ŕ Polka
Przekazywanie danych z Polki do Ewki zachodzi podczas importowania danych. Po zaimportowaniu faktur zakupu i sprzedaży następuje import kwitów kasowych, a następnie rozliczeń kasowych. Te trzy elementy w programie finansowo-księgowym stworzą bazę do prawidłowego ujęcia rozrachunku i jego rozliczenia w księgach rachunkowych.
Przekazywanie danych z Ewki do Polki zachodzi po zapisaniu rozliczenia dokumentów, z których przynajmniej jeden pochodzi z Polki, z którą istnieje połączenie zwrotne ODBC. Jeżeli dokument biorący udział w rozliczeniu nie istnieje w Polce, następuje automatyczne utworzenie tego dokumentu i jego rozliczenia w sposób spójny z rozliczeniem księgowym. W czasie tym, również użytkownicy PolkaSQL – handlowcy, magazynierzy mają podgląd stanu rozliczeń faktur kontrahenta.
Ewidencja w Ewce przelewów i kompensat nie związanych z fakturami obrotu magazynowego, nie będzie generować żadnych zapisów i rozliczeń w Polce. W ogólności przekazywanie rozliczeń i dokumentów zachodzi wówczas, gdy w rozliczeniu bierze udział przynajmniej jeden dokument pochodzący z łącza importowego z PolkiSQL, łącza dla którego jest skonfigurowane połączenie zwrotne.
Aby eksport danych z Ewki do Polki przebiegał bez zakłóceń, przygotowujemy system finansowo-księgowy:
W menu Księga\ Słowniki\ Typy dokumentów wypełniamy kolumnę „Exportuj jako”.
Kolumna ta będzie przekazywać do Polki rozliczenia z Ewki wg ustalonego między programami schematu. Należy przy tym pamiętać, iż Polka przyjmie tylko 6 typów dowodów które będą rozliczeniem transakcji. Są to:
- Przelew - zapłata za fakturę naszą (zapłata należności)
- PrzelewDo - zapłata za fakturę obcą (zapłata zobowiązania)
- KP
- KW
- KPC - przyjęcie zapłaty inną formą niż gotówka oraz inną niż przelew, np: przyjęcie zapłaty czekiem, kartą płatniczą
- KWC - wydanie z kasy innych wartości niż gotówka, np.: wydanie czeku
Natomiast w Ewce dla celów szczegółowego segregowania rodzajów operacji mamy możliwość używać wielu dowodów, które będziemy traktować jako rozliczenia bankowe lub kasowe: kompensaty, polecenia księgowania, WB -wyciągi bankowe, WB1-wyciagi bankowe banku X, WB2-wyciągi bankowe banku Y itp.
I tak, wszystkie elementy wyciągu bankowego, które określamy typem dokumentu innym niż Przelew, a chcemy aby były przekazywane do PolkaSQL, trzeba sklasyfikować w kolumnie Exportuj jako Przelew; wszystkie typy poleceń księgowania dzielimy na dwa rodzaje - PK do należności i PK do zobowiązań. Pierwsze z nich sklasyfikować należy jako KP, drugie jako KW.
W związku z powyższym, aby prawidłowo księgować kompensaty rozrachunkowe, trzeba użyć dwóch rodzajów dowodów księgowych, np.:
PK - N – zapłata należności wpisana w kolumnę Exportuj jako KP
PK – Z – zapłata zobowiązania wpisana w kolumnę Exportuj jako KW
Wg powyższego schematu można w Ewce przygotowywać dowody księgowe, które wg naszych oczekiwań mogą tworzyć zapisy rozliczeniowe w module Polka.
Dzięki takiemu „tłumaczeniu” oznaczeń typu dokumentu, możemy tworzyć zapisy w danych programu PolkaSQL.
|
